Instrukcja użytkownika

Rozpoczęcie pracy

Zakładanie oraz Aktywacja Konta

W celu korzystania z aplikacji mójksięgowy24.pl należy założyć konto. Należy kliknąć opcję na stronie Wypróbuj za darmo. Następnie należy zdecydować czy konto należy do firmy czy biura rachunkowego, Wiąże się to z dostępnością różnych pakietów w zależności od profilu działalności. Podaj adres e-mail służący później do logowania, hasło oraz zaakceptuj regulamin. Na tym etapie konieczne będzie także zdecydowanie, z którego pakietu chcemy korzystać Fakturowanie bądź Fakturowanie plus Książka przychodów i rozchodów. Po kliknięciu przycisku zarejestruj zostaniesz przeniesiony do aplikacji. W celu korzystania z aplikacji należy wypełnić niezbędne dane. Służy do tego kreator, który pojawi się na górze strony, pierwszy krok to poniższy formularz, aby uprościć dodawanie danych wystarczy wpisać numer NIP w pierwsze pole, dane zostaną uzupełnione z GUS. Podaj adres e-mail firmowy, do korespondencji możesz podać inny w kolejnych krokach.

W kolejnych krokach zostaniesz poproszony o podanie numeracji faktur stosowanych w Twojej firmie. Możesz wybrać numerację proponowaną przez nas lub korzystając z Ustawienia niestandardowe inny rodzaj numeracji. Możesz także wybrać Domyślny termin płatności. Ważne jest ustawienie, czy firma jest płatnikiem VAT, jeśli jest pozostaw znacznik z VAT zaznaczony.
W kolejnym kroku trzecim, możesz zaprosić swoje biuro rachunkowe do współpracy wraz z Tobą na platformie mójksęgowy24 lub jeśli nie posiadasz biura możesz skorzystać z polecanego przez platformę biura rachunkowego

Instrukcja do pakietu “fakturowanie online”

Pulpit główny aplikacji MójKsięgowy24

Okno główne wskazuje podsumowanie fakturowania, tj: przychody, ilości dokumentów i status ich opłacenia w miesiącu.

Możesz także wybrać opcję przejścia do pełnej części modułu klikając w ikonę "fakturowania" w menu znajdującym się po lewej stronie, który zawiera: zarządzanie fakturami, możliwość tworzenia zdefiniowanych faktur, a także tworzenie słowników klientów i produktów.

Ustawienia

Na tej stronie masz możliwość zmiany wcześniej wprowadzonych ustawień w dowolnym momencie pracy, a także dokonać zmiany hasła. Tutaj dokonasz także zmiany w określeniu, czy firma jest płatnikiem podatku VAT oraz skonfigurujesz takie opcje jak:

  1. Token KSeF
  2. Numerację Faktur
  3. Płatności
  4. Logo
  5. Treść wiadomości email

Dokumenty

Jest to lista wystawionych dokumentów, z możliwością wystawiania kolejnych, modyfikacji, drukowania, wysyłania e-mailem i oznaczania opłacenia. Dla Twojej wygody na bieżąco wyświetlana jest informacja o statusie opłacenia faktury oraz czynnościach na nich dokonanych (np. wydrukowania, wysłania e-mailem).

Pierwszy dokument

Aby wystawić dokument sprzedaży skorzystaj z przycisku "Fakturowanie" -> "Wystaw dokument" „Wystaw dokument” i wybierz oczekiwany typ dokumentu:
  1. faktura VAT
  2. faktura proforma
  3. faktura marża
  4. faktura zaliczkowa
  5. faktura VAT OSS
Wystawienie faktury VAT
  1. w pierwszej sekcji określ datę wystawienia dokumentu oraz datę sprzedaży.
  2. w drugiej sekcji wybierz wcześniej dodanego klienta lub dodaj nowego za pomocą przycisku “Dodaj”, bez konieczności opuszczania dokumentu. Istnieje również możliwość dodania odbiorcy oraz weryfikacja dodawanego kontrahenta w bazie VIES oraz weryfikacja VAT
  3. w trzeciej sekcji dodaj jeden lub wiele produktów (usług), określ ceny oraz stawki VAT, dodaj rabat oraz możesz zmienić sposób liczenia od wartości brutto. Wszystkie pola będą się automatycznie wyliczać wskazując podsumowane wartości.
  4. w czwartej i piątej sekcji określ sposób płatności za fakturę oraz opcjonalnie umieść dodatkowe informacje o wystawiającym, odbiorcy i uwagach. Automatycznie wyświetlają się dane wprowadzone w ustawieniach, nie mniej możesz je dowolnie edytować.
    Jeśli dokument jest gotowy do wystawienia skorzystaj z przycisku „Wystaw dokument”.
Widok wystawionej faktury
Po dodaniu faktury przejdziesz do widoku z podsumowaniem wystawianego dokumentu (dokonasz tego w dowolnym momencie klikając w numer faktury na liście faktur). Możesz tutaj dokonać edycji dokumentu, wystawić korekty, a także za pomocą górnego panelu ikon: wydrukować, wysłać e-mailem, oznaczyć opłacenie, wysłać przypomnienie, przekazać do KSeF, usunąć lub anulować dokument.
Korekta wystawionej faktury
Uwaga: Nie ma możliwości edycji / usunięcia faktury dla której została wystawiona korekta.
Wystawienie faktury VAT z faktury proforma
Do wystawionej faktury proforma w prosty sposób możesz wystawić fakturę VAT wybierając na liście faktur z przycisku “akcja” opcję “Wystaw FV”.

Produkty

W prosty sposób możesz dodać produkt / usługę, które znajdą się w słowniku. Produkt / usługę przywołasz w momencie wystawiania faktury.

Klienci

W prosty sposób możesz dodać swoich klientów, którym często wystawiasz faktury.
Dane możesz uzupełnić ręcznie lub pobrać wpisując NIP i wybierając przycisk “Pobierz dane”.
Klienta przywołasz w momencie wystawiania faktury

Instrukcja do pakietu “Fakturowanie + obsługa biura rachunkowego”

Pakiet księgowości online to pakiet “Fakturowanie + obsługa biura rachunkowego” rozszerzony o obsługę biura rachunkowego oraz dodatkowe funkcje.
Instrukcję “Fakturowanie + obsługa biura rachunkowego” znajdziesz tutaj, a w poniższej instrukcji uzyskasz informacje o module koszty oraz księgowość.

Rozszerzony pulpit główny aplikacji MójKsięgowy24

Okno główne wskazuje podsumowanie:

  1. fakturowania (tj. przychody, ilości dokumentów i status ich opłacenia w miesiącu, a także roku),
  2. podatków/ZUS (wysokości składek, numeru rachunku wpłaty, terminów i statusów opłacenia),
  3. informacji o obsługującym biurze.

Koszty

Po przejściu do modułu kosztów znajdziesz wszystkie koszty dodawane przez biuro prowadzące twoją księgowość.

Księgowość

Po przejściu do modułu "księgowość" znajdziesz szczegółowe informacje dotyczące bieżącej KPiR, a także bieżących rejestrów VAT sprzedaży i zakupu.

Wszystkie wartości przeliczają się automatycznie przy każdej zmianie przeprowadzonej na dokumentach w aplikacji np. dodaniu nowej faktury.

Zamknięty okres dla KPiR

Ikona z kłódką w kolumnie status zakładki KPiR informuje o tym, że biuro rachunkowe zamknęło okres rozliczenia i nie można dokonać już żadnych zmian na dokumentach tego okresu.

Podatek dochodowy

Znajdują się tu informacje dotyczące podatku dochodowego firmy, wynikającego z zaksięgowanych dokumentów przychodowych i kosztowych. Podsumowanie zawiera listę wszystkich miesięcy.

Po kliknięciu w poszczególny miesiąc pojawią się wszystkie szczegółowe informacje dotyczące podatku dochodowego tego okresu.

VAT

Znajdują się tu informacje dotyczące podatku VAT firmy, wynikającego z zaksięgowanych dokumentów przychodowych i kosztowych. Po kliknięciu w poszczególny miesiąc pojawią się wszystkie szczegółowe informacje dotyczące VAT tego okresu.

Podatek gotowy do zapłaty

Szary haczyk w kolumnie status w zakładkach podatek dochodowy oraz VAT oznacza, że biuro rachunkowe potwierdziło gotowość do zapłaty podatku.
O tym fakcie zostaniesz poinformowany powiadomieniem systemowym oraz wiadomością e-mail.
Możesz użyć przycisku “podatek zapłacony” aby oznaczyć, że podatek został już zapłacony. Jeżeli w kolumnie status widnieje szara kropka wtedy biuro jeszcze nie oznaczyło gotowości do zapłaty danego podatku.

Składki ZUS

Wyliczone składki ZUS, dostępne dla Twojej firmy. Możliwe do modyfikacji przez firmę jak i biuro.

Dodatkowe uproszczenia

  1. Na większości podstron znajduje się przycisk z literką "i" oznaczający dodatkowe informacje. Po najechaniu kursorem na "i" pojawi się dymek z dodatkowymi wskazówkami/instrukcjami.
  2. Podpowiedzi ikon - po najechaniu kursorem na dowolną ikonę wyświetli się informacja o jej funkcji.
  3. Istnieje możliwość dokonania czynności grupowych na wielu elementach tj. lista faktur.
    Aby dokonać np. wysłania e-mailem wielu faktur, wybierz dokumenty i kliknij na ikonę nad listą.
  4. Sortowanie odbywa się poprzez kliknięcie w wybraną kolumnę. O sortowaniu rosnącym lub malejącym poinformuje Cię niebieska strzałka.
    Aby zmienić sortowanie np. z rosnącego na malejące kliknij ponownie w sortowaną kolumnę.

KSeF

Instrukcja KSeF dla wysyłki dokumentów

KROK 1: TOKEN

W celu poprawnej autoryzacji użytkownika z systemem KSeF należy na stronie Ministerstwa Finansów wygenerować token. Osoba fizyczna może tego dokonać korzystając z profilu zaufanego, podatnicy niebędący osobami fizycznymi powinny skorzystać z pieczęci elektronicznej lub druku ZAW-FA.

Posiadany token należy wgrać w Ustawienia - > Fakturowanie lub Ustawienia->Ustawienia księgowe->Fakturowanie.

Rozsunąć opcje podstawowe i uzupełnić token KSeF. Aplikacja połączy się z systemem KSeF i zweryfikuje jego poprawność.

KROK 2: WYSYŁKA Wystawioną fakturę możesz wysłać do KSeF z poziomu dokumentu lub z poziomu listy faktur.
KROK 3: POBIERZ UPO I NUMER KSeF Po Wysłaniu dokumentu status zmieni się na: w trakcie przetwarzania, a po przetworzeniu, przez KSeF w odpowiedniej kolumnie pojawi się numer KSeF, co potwierdza zarejestrowanie dokumentu w Krajowym Systemie e-faktur. Do takiego dokumentu możesz pobrać Urzędowe Potwierdzenie Odbioru (UPO).

KPiR

Zakładanie oraz Aktywacja Konta
W celu korzystania z aplikacji mójksięgowy24.pl należy założyć konto. Należy kliknąć opcję na stronie Wypróbuj za darmo. Następnie należy zdecydować czy konto należy do firmy czy biura rachunkowego, Wiąże się to z dostępnością różnych pakietów w zależności od profilu działalności. Podaj adres e-mail służący później do logowania, hasło oraz zaakceptuj regulamin. Na tym etapie konieczne będzie także zdecydowanie, z którego pakietu chcemy korzystać Fakturowanie bądź Fakturowanie plus Książka przychodów i rozchodów. Po kliknięciu przycisku zarejestruj zostaniesz przeniesiony do aplikacji. W celu korzystania z aplikacji należy wypełnić niezbędne dane. Służy do tego kreator, który pojawi się na górze strony, pierwszy krok to poniższy formularz, aby uprościć dodawanie danych wystarczy wpisać numer NIP w pierwsze pole, dane zostaną uzupełnione z GUS. Podaj adres e-mail firmowy, do korespondencji możesz podać inny w kolejnych krokach.
W kolejnych krokach zostaniesz poproszony o podanie numeracji faktur stosowanych w Twojej firmie. Możesz wybrać numerację proponowaną przez nas lub korzystając z Ustawienia niestandardowe inny rodzaj numeracji. Możesz także wybrać Domyślny termin płatności. Ważne jest ustawienie, czy firma jest płatnikiem VAT, jeśli jest pozostaw znacznik z VAT zaznaczony.
W kolejnym kroku trzecim, wypełnij dane podatkowe. Wybierz urząd skarbowy, podaj okres rozliczania z VAT, a także indywidualny rachunek podatkowy - mikrorachunek.
Zdefiniuj dane ZUS. Jeśli dopiero rozpocząłeś działalność gospodarczą i korzystasz z preferencyjnej stawki zus, zaznacz opcję: preferencyjna stawka zus przez pierwsze 24 miesiące działalności. Jeśli prowadzisz firmę już jakiś czas wprowadź odpowiednie ustawienia. Podaj indywidualny numer konta. Jeśli chcesz, aby składka zdrowotna była wyliczana na podstawie przychodów wprowadzanych w programie, zaznacz opcję wylicz składkę zdrowotną na podstawie danych w programie. Chcesz wprowadzać to ręcznie? Pozostaw opcję nie zaznaczoną.
Wszystkie dane wypełniane w kreatorze możesz później zmienić w ustawieniach firmy.
Dodawanie wpisów
W celu zarejestrowania faktur kosztowych, skorzystaj z opcji dodania wpisu, wybierz z menu Księgowość - > Dodawanie wpisów.
W celu dodania prawidłowego wpisumusimy zdefiniować:
  1. numer dokumentu
  2. daty wystawienia oraz księgowania możemy je wybrać z wygodnego kalendarza
  3. podać dane zdarzenia gospodarczego możemy wybrać zdefiniowane wcześniej z listy lub dodać do słownika z poziomu dodawania wpisu, dostępna również kartoteka zdarzeń z poziomu menu
  4. wybieramy kontrahenta lub dodajemy do słownika wyszukując z gus lub vies
W celu prawidłowego zaksięgowania kosztu powinniśmy zdecydować o rodzaju wydatku KPIR oraz rodzaju wydatku vat, w tym celu wybieramy z listy odpowiednie opcje. W książce przychodów i rozchodów mójksięgowy24.pl jest możliwość korzystania z wygodnych szablonów które umożliwią księgowanie według wcześniej zdefiniowanych szablonów. Ułatwia to podjęcie decyzji o kwalifikowaniu kosztu w książce przychodów i rozchodów lub vat.
  1. Faktura za telefon - pozwala na wprowadzenie wydatku typu niehandlowy koszt, pozostały
  2. Wynagrodzenia - pozwala na wprowadzenie kosztu tylko do KPIR bez VAT
  3. Inne - Pozwala na dodanie pozostałych kosztów, wybór rodzaju zakupuKPIR i VAT

Pozycje faktury konieczne jest podanie danych dokumentu takich jak kwota netto, stawka vat, kwota brutto.
Skorzystaj z przycisku Dodaj aby dodać kolejny wiersz dokumentu, jeśli dodałeś wszystkie pozycje kliknij Zapisz dokument.

Kartoteki

KPiR

Wprowadzone wpisy zakupu (kosztu) oraz wystawione w Fakturowaniu faktury trafiają do rejestrów KPIR oraz rejestrów vat (sprzedaży i zakupu). Układ podatkowej księgi przychodów i rozchodów przygotowany jest według miesiąca za dany rok i podzielony według kolumn zgodnie z rozporządzeniem Ministerstwa Finansów, również zgodnie z przepisami umieszczone są podsumowania. Aplikacja mójksięgowy24.pl pozwala na wydruk księgi lub zapisanie w .pdf.

Rejestr sprzedaży

W rejestrze znajdują się dokumenty sprzedaży, które zostały wprowadzone z Fakturowania. Zawiera dane według kolumn wraz z podsumowaniem, z wyszczególnieniem sprzedaży VAT OSS oraz sprzedaż na podstawie faktur do paragonu. Rejestr można wydrukować.

Rejestr zakupu

W rejestrze znajdują się dokumenty zakupu, które zostały wprowadzone z poziomu wpisów. Zawiera dane według kolumn wraz z podsumowaniem, rejestr można wydrukować. W dziale rejestru zakupu znajduje się wygodne podsumowanie z podziałem na dokumenty: handlowe, inwestycyjne i pozostałe.

Podatek dochodowy

W dziale podatek dochodowy możliwe jest podejrzenie podatku dochodowego według miesiąca a także roku, wyliczone na podstawie wprowadzonych danych. Dzięki tej opcji widnieje informacja o wysokości podatku do opłacenia.

JPK V7

W celu prawidłowego rozliczenia się z Urzędem Skarbowym konieczne jest wypełnienie JPKv7m i złożenie go we właściwym terminie. Dzięki opcji JPK możliwe jest wygenerowanie a także złożenie deklaracji.

Skany

Funkcjonalność skanów pozwala na dodanie plików skanowanych na innym urządzeniu na przykład na telefonie, dodania opisu dokumentu, przypisania daty. Dokument może zostać pobrany przez inną osobę z oznaczeniem daty pobrania.